■令和５年度 第１回運営委員会・役員会の議事内容について
2023年04月15日 11:44
令和５年度 第１回運営委員会・役員会の議事内容について
第一回運営委員会・役員会が開催されましたので、会議の主な内容につきまして、ご報告いたします。
開催日時：令和５年４月８日（土）１８時００分から１９時４０分
開催場所：北陽台公民館
１．出席確認
出席：班長２５班（欠席０）及び役員（欠席：子供育成部長）
２．確認事項
・総会は今年度中止。全会員へ承認の是非を問う方法は今後見直し。運営委員会を総会の代わりとする方向で検討。
・昨年と変更点について、ペーロン担当副会長及び体育副部長分の役員が計２名減。前会長が今回顧問として就任し１名増。トータルで１名減。
３．役員紹介について
（１５名中１３名が新任）
４．班長の仕事、引継ぎ
・４月は１６日に資源ごみ回収、公民館清掃があり。主担当は厚生部長。１９日は回覧配布。班長は配布物を受け取りに来る。
・３～４月の自治会員の異動（転居、３年以内転勤など）があれば総務部長へ連絡。
・回覧中のゴミステーション当番表は所在を確認し、異動情報を反映。
・引継ぎ専用ファイルを今後全班分購入。
・回覧板の交換が必要であれば次回までに報告。
５．一斉清掃について
・６月第一週に実施。５月が最後の打ち合わせとなる。
・１０の班が参加。大通り歩道（１）、１号公園（２）、２号公園（１）、３号公園（１）、図書館建設予定地～嬉里への抜け道（５）で予定。※（）内は班数の配分。今年度の参加対象となる１６班～２５班については、個別回覧とする。
６．回覧物のデジタル化について
・企業コンテンツラインで役員が管理者となり、広報などの情報を発信するもの。
・自治会長会で町より提案。
・町が話すメリットは紙資源の削減と役員の負担減。
・世帯ごとにデジタル希望・紙希望が異なるケース、ゴミカレンダーなど紙配布が必要なものの取り扱い、ラインの管理、コンテンツ維持費、データ送信料などを考慮し今後検討。
・デジタル化をすることで期限の過ぎた回覧がなくなることなどメリットはあるが、企業ラインを使用するなど条件も存在するため、すぐに結論は出ない。
・参考までに運営委員会参加者全４２名に対しアンケートを実施。①デジタルのみの回覧で可...３０名、②デジタル＋紙を希望...５名、③紙のみ希望...７名という結果となる。
７．役員の役割について
・総務部長は回覧名簿の管理と、２月の役員及び班長名簿。回覧名簿をゴミステーション当番表名簿に反映させる作業は厚生部長が行う。
・運営委員会の議事データ化は総務部長が行い、文化部長がホームページにアップ。
・出欠確認と欠席者への連絡は文化部長が行う。出欠情報は文化部長から総務部長へ伝える。欠席の班長に対しては文化部長が資料（必要に応じてメモを追加）を届ける。
・防犯部長は自主防災組織の役員を兼ねている。自主防災組織に入れば４万円程度の補助金が出る。何を買うかは年度を通して意見を募集する。
・厚生部長はゴミ捨て場の当番表作成や一斉清掃の管理を行う。道具の管理（草刈り機含む）、刈った草の回収場所などを早めに検討。
・案内等作成に関する共通事項として、３０部程度の印刷が必要となる。北陽台公民館の印刷機を使用することもできるが（カラー可）、図書館裏の長与町公民館にある印刷機を利用することも可（モノクロ）。コピー代は年末会計担当が支払う。
・会計担当は自治会費などのお金の管理や決算作成など。
・体育部長は運動会に関し、８月頃希望を取り、リレー選手などの役割を決定する。ソフトボール大会についは、出場するのであれば最低限の道具が必要になるなど、事前準備も必要なので、早めに出場希望調査を行う必要あり。ペーロンに関してはペーロンラインが存在する。バスケットボールのネットの管理も行う。体育系サークルについて、バレーボール部・卓球部が存在する。今後は自治会全体へ部員募集・大会参加案内を行うよう、調整。
・育成部長は小学生の記念品・ラジオ体操に関することなど。育成副部長はこども会や中央コミュニティに関すること。
・公民館長は公民館の管理、備品の管理など。
・イベントに関し、全役員が終日総動員するわけではなく、運動会の際にテントをトラックに載せる作業など、人手が必要なときに随時加勢。
・小学校の校区毎にコミュニティが存在するが、北陽台自治会は中央コミュニティに属している。自治会長・副会長はコミュニティの集会への参加や公民館まつりなどの催し物を補佐。
８．自治会費の還元について
・現在は子ども会を通した会費の還元が主。
・敬老の日のお弁当配付、一斉清掃参加者にクオカードやこども向けお菓子などを配付、成人祝いなど幅広い世代への還元に繋がる取り組みを今後検討。